De plus en plus d’entreprises choisissent de digitaliser leurs processus RH. Cette numérisation s’accompagne généralement de fiches de paie électroniques. L’utilisation d’un coffre-fort de paie électronique offre de nombreux avantages aux entreprises qui tentent de rester compétitives. Qu’est-ce qu’un coffre-fort et quelle solution de dématérialisation des fiches de paie choisir ?
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Les coffres-forts électroniques ou coffres-forts numériques ou coffres-forts électroniques sont des espaces de stockage en ligne dédiés au stockage et à la gestion de fichiers numériques. C’est un outil intuitif qui permet aux entreprises d’archiver des documents administratifs, des factures ou des contrats. L’utilisation d’un coffre-fort numérique garantit la confidentialité et l’intégrité des documents archivés. L’hébergeur ne peut donc pas accéder aux fichiers stockés dans les coffres-forts électroniques. En fait, toutes les données sont cryptées. Par conséquent, les utilisateurs clients doivent utiliser la clé de déchiffrement pour accéder aux archives numériques.
Quels sont les avantages des coffres-forts électroniques ?
Pour les entreprises, les coffres-forts électroniques permettent avant tout de protéger les données sensibles des salariés comme les fiches de paie. En effet, cette solution réduit le risque de vol, de contrefaçon ou de perte des données numériques. La validité juridique de chaque fiche de paie est garantie par un coffre-fort électronique. Les documents archivés sont cryptés afin que seuls les responsables RH et les destinataires puissent consulter les fiches de paie.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique est également une solution efficace pour améliorer la productivité. Cet outil libère les services RH de tâches chronophages telles que le traitement, l’impression et la distribution des bulletins de paie. Actuellement, les professionnels des RH traitent simplement les fiches de paie électroniques et les stockent dans le coffre-fort de chaque employé.
Les coffres-forts électroniques profitent également aux salariés puisque les bulletins de paie sont disponibles en quelques clics. Ainsi, tous les documents administratifs requis par les employés sont accessibles à distance.
Top 7 des coffres-forts électroniques pour bulletins de paie
Il existe aujourd’hui différents coffres-forts électroniques de paie. Citons notamment MyPeopleDoc, Digiposte, Nibelis, Factorial, eDoc et Eurécia.
MyPeopleDoc
MyPeopleDoc est un outil en ligne développé pour faciliter le travail des services RH grâce à des solutions innovantes. Cette plateforme numérique utilise des systèmes logiciels en tant que service pour mieux gérer les communications internes et les opérations RH. Il s’agit en effet d’un outil qui propose un système d’horodatage et de signature électronique en plus d’un espace de stockage en ligne. MyPeopleDoc offre la possibilité d’échanger des informations personnelles par voie électronique. La plate-forme assure la sécurité des données de l’entreprise grâce à des algorithmes de cryptage puissants. De plus, les documents numériques que les clients souhaitent archiver via MyPeopleDoc sont stockés dans des centres d’hébergement certifiés ISO 27001 situés dans la région européenne.
Digiposte
Digiposte est un coffre-fort électronique gratuit qui permet aux entreprises de disposer d’un espace en ligne sécurisé. Cette plateforme digitale est un allié indispensable des professionnels RH, accompagnant les collaborateurs tout au long de leur carrière. Digiposte met à disposition des utilisateurs une application mobile leur permettant d’accéder à tout moment à leurs documents archivés. Les dépôts de fiches de paie sont automatiques grâce à ce coffre-fort numérique. Vous pouvez également diffuser vos documents sur plusieurs canaux. Les salariés bénéficient d’un espace personnel auquel ni l’entreprise ni Digiposte n’ont accès. Par conséquent, les données personnelles de chaque employé sont protégées selon les normes GDPR.
Nibelis
En numérisant les fiches de paie, Nibelis fait gagner du temps au service RH. C’est pourquoi Nibelis propose le stockage de documents RH, offrant aux employés un accès sécurisé à leurs documents personnels. Les bulletins de paie sont distribués rapidement en un clic. Toutes les fiches de paie archivées sont horodatées et ne peuvent pas être modifiées. L’accès est protégé par un portail d’authentification et la confidentialité des données est garantie. De plus, tous les documents archivés sont disponibles pendant 50 ans et conservent une valeur probante.
Factorial
Factorial est un logiciel SIRH qui optimise la dématérialisation de tous les documents liés au fonctionnement de l’entreprise. Ce coffre-fort numérique permet ainsi la diffusion et l’archivage de divers documents tels que : Exemples : Contrat de travail, fiche de paie électronique. Le personnel RH peut télécharger un seul document contenant les fiches de paie de tous les employés. Factorial divise ensuite le document en plusieurs feuilles en utilisant le code d’identification de l’employé.
Le logiciel distribue ensuite chaque fiche de paie au salarié. Les salariés peuvent consulter leurs fiches de paie depuis leur espace personnel. La confidentialité des données archivées dans Factorial est assurée par un système de gestion de la sécurité de l’information conforme à la norme ISO/IEC 27001. Fatorial travaille ainsi à assurer la continuité des systèmes d’information et à réduire les risques de perte de documents.
eDoc
eDoc est un coffre-fort numérique certifié qui propose des solutions innovantes et sécurisées pour toutes les entreprises, quel que soit leur domaine d’activité. eDoc fournit aux entreprises un bureau RH qui permet aux professionnels RH d’envoyer en toute sécurité des documents RH aux employés. eDocGroup propose également des outils de signature électronique. Par conséquent, les documents peuvent être signés à distance. Les fiches de paie et tous autres documents archivés par eDoc sont conservés 10 ans par l’entreprise et 50 ans par le salarié. Ainsi, lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il peut télécharger tous les documents pertinents.
Eurécia
Eurécia est un coffre-fort électronique qui répond aussi bien aux besoins des particuliers qu’à ceux des entreprises. Cette plateforme permet de stocker tous les documents sensibles ou confidentiels. La durée d’accessibilité des bulletins de paie dématérialisés via Eurécia est garantie par un partenariat avec eDoc. De plus, Eurécia propose une offre RH/paie tout-en-un. Ainsi, le module Eurécia paie et rémunère la gestion de la paie. Cette plateforme met à la disposition des responsables RH un outil visant à collecter automatiquement les éléments de paie de chaque salarié. Les collaborateurs, de leur côté, peuvent consulter directement via leur espace personnel différentes informations telles que leur nombre d’absences ou les heures supplémentaires qu’ils ont effectuées.
Konica Minolta
Konica Minolta propose un coffre-fort électronique sécurisé et facile à utiliser. Cette solution permet aux entreprises de partager facilement et rapidement des documents avec leurs employés. L’interface utilisateur du coffre-fort électronique Konica Minolta est très facile à utiliser. Les documents stockés dans le coffre-fort numérique sont automatiquement cryptés. De plus, un système de contrôle d’accès garantit que seul le personnel autorisé a accès aux documents. Les documents stockés dans les coffres-forts électroniques Konica Minolta sont conservés pendant 10 ans.
Fonctionnement d’un coffre-fort numérique
Un coffre-fort numérique est un référentiel sécurisé qui permet aux entreprises de stocker et de partager des documents sous forme électronique. Les documents sont stockés sur nos serveurs et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé.
Les coffres-forts numériques sont accessibles sur Internet et peuvent être utilisés pour stocker divers documents, y compris les fiches de paie. L’utilisation d’un coffre-fort numérique offre plusieurs avantages pour votre salaire. Tout d’abord, il élimine le besoin d’imprimer et de distribuer des chèques papier. Cela permet à l’entreprise d’économiser des frais d’impression et d’affranchissement. De plus, les coffres-forts numériques peuvent être utilisés pour stocker d’autres types de documents RH tels que les contrats de travail et les évaluations de performance.
Les coffres-forts numériques sont également plus sûrs que les méthodes de stockage traditionnelles telles que les classeurs. Les documents stockés dans un coffre-fort numérique sont protégés contre les dommages physiques tels que les incendies et les dégâts des eaux. De plus, les coffres-forts numériques sont généralement dotés de fonctionnalités de sécurité telles que la protection par mot de passe et le cryptage pour empêcher les personnes non autorisées d’accéder à vos documents.
Pourquoi utiliser un coffre-fort de paie électronique?
Le principal avantage d’utiliser un coffre-fort de paie électronique est qu’il fait gagner du temps au personnel des RH. En effet, la digitalisation des fiches de paie améliore grandement la productivité. La distribution des fiches de paie est simple et rapide. De plus, tous les documents archivés sont horodatés et immuables. Cela garantit l’authenticité du document. L’utilisation d’un coffre-fort électronique aide également les entreprises à rester compétitives. De plus, de plus en plus d’entreprises décident de digitaliser leurs processus RH.
Comment choisir un coffre-fort numérique ?
Il y a quelques éléments à prendre en compte lors du choix d’un coffre-fort numérique. Tout d’abord, vous devez décider du type de documents que vous souhaitez stocker dans votre coffre-fort. Par exemple, certains coffres-forts numériques n’autorisent que les documents PDF, tandis que d’autres peuvent stocker différents types de documents.
Faites également attention aux fonctions de sécurité du coffre-fort. Par exemple, certains coffres-forts numériques disposent de systèmes de protection par mot de passe et de cryptage, tandis que d’autres n’en ont pas. De plus, vous devez décider comment accéder aux documents stockés dans le coffre-fort. Certains coffres-forts numériques sont accessibles sur Internet, tandis que d’autres nécessitent un logiciel spécial.
Enfin, vous devriez considérer le coût d’un coffre-fort numérique. Certains coffres-forts numériques sont très chers, tandis que d’autres sont plus abordables. Vous devez choisir un coffre-fort numérique qui correspond à votre budget et à vos besoins.
Quelle paie électronique puis-je choisir en toute sécurité?
Le coffre-fort électronique qui vous convient le mieux dépend de la taille de votre entreprise et du nombre d’employés. Pour les grandes entreprises, nous recommandons Factial ou Eurecia. Pour les petites entreprises, Nibelis ou eDoc sont de bons choix. Gardez à l’esprit que des solutions comme Konica Minolta ont des solutions pour les petites entreprises et des solutions pour les grandes entreprises. Si vous recherchez une solution simple et sécurisée, nous vous recommandons eDoc. Enfin, si vous recherchez une solution tout-en-un, nous vous recommandons Factial.
